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Gestire il tempo: L’arte dell’esser padroni di sé


Gestire il tempo

L’arte dell’esser padroni di sé

“Non abbiamo modo di controllare il tempo, l’unica cosa che possiamo controllare siamo noi stessi” (Essere amici del tempo)

Il tempo è una risorsa per natura limitata, “non si può entrare due volte nello stesso fiume” diceva Eraclito. La riserva di tempo di cui disponiamo è fissa e predeterminata: non si può decidere di proprio arbitrio quante ore debba essere lunga una giornata o quanto tempo ci sia concesso vivere. Non si può quindi amministrare il tempo in sé e per sé ma l’efficienza e la qualità dell’uso che ne facciamo. In altre parole, gestire il tempo equivale a gestire se stessi. 

Ciò comporta, nel concreto, un rimodellamento delle nostre abitudini di vita volto ad entrare in sintonia con le frequenze dell’universo, nuotando come agili pesci nella corrente inesorabile della vita e del tempo senza lasciarci travolgere dalla sua veemenza. Naturalmente, questo non vuol dire diventare delle macchine tarate che ingaggiano una corsa frenetica contro il tempo dovendo attenersi punto per punto ad un piano prestabilito ma incapaci, al contempo, di discernere se le cose sono superficiali o importanti, urgenti o differibili.  Né, tantomeno, significa diventare schiavi del tempo lasciando che la smania di controllarlo ci renda facili prede dell’ansia che danno di matto se un imprevisto riduce o aumenta il tempo a propria disposizione.  

Il fine ultimo della gestione del tempo dovrebbe essere quello di imparare a vivere più tranquilli e più liberi. Infatti, i vantaggi della gestione tempo non riguardano solo gli effetti esterni come quello di incrementare l’efficienza nel lavoro e nello studio, ma si riflettono anche in benefici interiori derivanti dalla possibilità di ritagliare più tempo da dedicare a sé stessi. A ciò non si arriva aumentando la pressione su di sé per rispettare le scadenze, ma, al contrario, riducendo tale pressione mediante una  gestione più mirata del tempo che ci prepari anche al futuro. 

 

Premessa: la programmazione dei compiti 

A livello operativo, primo passo essenziale ad una efficace gestione del tempo è la programmazione, ossia organizzare in anticipo la distribuzione dei task interni ed esterni ad un piano nel tempo complessivo disponibile. La premessa alla programmazione è avere obiettivi chiari e una via di implementazione concretamente percorribile. 

Di solito il metodo per mettere in atto i punti di una lista consiste nel rendere “visibili” i task. Vi sono due principali filoni di pensiero:  

 

1.      Il processo come linea guida. Questa linea di pensiero suggerisce di suddividere il tempo in più unità adottando, ad esempio, la “tecnica del pomodoro”. Questa consiste nell’utilizzare un timer per scomporre il tempo in intervalli di lavoro (di solito da 25 minuti) al termine dei quali si effettua una breve pausa. Ognuno di questi intervalli di lavoro è chiamato “pomodoro” dal fatto che l’inventore di questa tecnica, l’italiano Francesco Cirillo, era solito utilizzare un timer meccanico a forma di pomodoro. Sono parecchi ad oggi i siti web e le app che permettono di impostare il tomato timer. Tenere traccia del tempo e controllarne lo scorrimento permette di stimolare l’impulso all’azione in modo tale da massimizzare il tasso di efficienza in una certa unità tempo.  

 

2.      Il risultato come linea guida. Questo approccio prevede che si raggiunga un certo risultato nel tempo prescritto. Questo tipo di programmazione si addice maggiormente al caso in cui si abbiano dei task complessi o quando è maggiore la possibilità che l’insorgenza di imprevisti comporti l’estensione o la rimozione di alcuni passaggi del task. Quando i task sono molti, fare prima quelli difficili e poi quelli facili, a seconda del livello di difficoltà, fa in modo che il senso di conseguimento derivante dal completamento dei primi sia da stimolo all’esecuzione dei successivi. 

 

In merito a come stilare una lista si può prendere a riferimento il metodo tratto dal libro The Checklist Manifesto di Atul Gawande (2009) che suddivide i problemi in tre categorie: semplici, complessi ed estremamente complessi. 

 

1. Problemi semplici: adottare una “lista d’esecuzione”

Anche di fronte ai task più semplici spesso capita di incorrere in errori di “memoria” o di “inettitudine” derivanti da una mancanza di accortezza. Stilare una lista d’esecuzione consiste nel definire bene gli step attraverso cui implementare un task permettendo così un maggiore controllo sull’intero processo.   

2. Problemi complessi: adottare una “lista di monitoraggio”

I problemi complessi implicano molti step procedurali, e richiedono un alto livello di expertise. La funzione della lista di monitoraggio è quella di evitare che si saltino passaggi importanti e di controllare che ogni passaggio, volta per volta, sia stato eseguito correttamente prima di procedere al successivo.

3. Problemi estremamente complessi: adottare una lista di monitoraggio e una di “comunicazione”

I problemi estremamente complessi sono caratterizzati da un alto grado di indeterminatezza. Impiegare una lista di monitoraggio serve ad assicurarsi che ogni singolo passaggio possa essere completato agevolmente. Impiegare una lista di comunicazione serve a fare in modo che, quando in corso d’opera si affrontano problemi indeterminabili, la minaccia nascosta possa essere segnalata e gestita per tempo. 


Princίpi utili alla gestione del tempo 

1.      Il tempo è una scelta

“Il tempo è scelta: il tempo c’è sempre, ‘non averlo’ equivale a dire che la cosa non è importante” 

 Quando si gestisce il tempo, deve essere chiaro che la frase “non ho tempo” non ha ragion d’essere. Il tempo è come l’acqua all’interno di una spugna: basta strizzarla perché ci sia acqua da cavare. È proprio questo il principio sotteso alla massima di Lu Xun sopra riportata. Spesso nell’impiegare il tempo adottiamo comportamenti irrazionali, come, ma non solo, l’attitudine a procrastinare. Molto più razionale sarebbe invece riconoscere che non avere tempo per fare una cosa dimostra che quella cosa non è importante. 

 

2      Dare priorità alle cose importanti

“Dare priorità alle cose importanti”, ossia il principio della gestione di sé, è una delle sette abitudini delle cosiddette “persone altamente efficienti” secondo quanto teorizzato da Stephen Covey nel libro Le sette regole per avere successo (1989). Il principio fondamentale di gestione del tempo sarà dunque sempre quello di mettere al primo posto le faccende chiave.  

La ragione sottesa ad una regola apparentemente scontata come questa è che alcuni piccoli input e sforzi “chiave” spesso possono produrre il maggior numero di risultati, output o ricompense. È quel che ci dimostra la “legge 80/20” individuata dall’economista Pareto sulla base di osservazioni statistiche. La “legge 80/20” è stata anche chiamata “legge del minimo sforzo” dacché si tratta di ottenere da un 20% di input un 80% di output o, viceversa, un 80% di risultato da un 20% di sforzi.

A proposito di percentuali e priorità, la strategia di Warren Buffett è quella di concentrarsi sul 20% degli obiettivi più importanti. Considerato da molti il maestro del “value investing”, l’imprenditore di successo americano in passato ha presentato a Flint una strategia in tre step per stabilire l’ordine delle priorità.  Questa consisteva nello scrivere su un foglio i propri 25 obiettivi primari e di seguito selezionare i primi 5 più importanti. Gli obiettivi scartati dai 25 iniziali andavano infine inseriti nella lista delle cose “da evitare ad ogni costo”. La pillola del successo suggerita da Buffett è evitare quell’80% di cose futili, dedicando così l’80% di tempo in surplus alla lettura e alla riflessione. Saranno queste ultime a rendere più efficace la gestione del tempo da dedicare agli obiettivi prioritari.

Distribuire il tempo fra task conflittuali 

Quando alle prese con molteplici task tra loro conflittuali si può seguire la matrice di Eisenhower che consiste nel suddividere le mansioni in 4 tipologie secondo il grado di importanza e di urgenza: “importanti e urgenti”, “importanti ma non urgenti”, “non importanti ma urgenti”, “non importanti né urgenti” e poi disporli separatamente nei corrispondenti 4 quadranti: 

 

  1. I task collocati nel primo quadrante sono importanti e urgenti: bisogna occuparsene subito. 
  2. I task del secondo quadrante, sebbene importanti, non sono urgenti: si può predisporre di completarli in un futuro prossimo, ma con azioni preventive e una buona programmazione.  
  3. I task del terzo quadrante, sebbene urgenti, non sono importanti: in quanto faccende ordinarie di minore importanza possono essere affidate ad altre persone. 
  4. I task del quarto quadrante non sono né importanti né urgenti: li si può abbandonare all’istante o al massimo accantonarli temporaneamente aspettando di rivalutarli in futuro. A quel punto, qualora il loro grado di importanza non sia aumentato in seconda battuta sarebbe meglio abbandonarli definitivamente. 

Conclusione

Le tecniche di cui si è discusso possono costituire un basilare framework di indicazioni operative su come applicare una mirata gestione del tempo non solo nel lavoro ma anche nello studio, nell’apprendimento di un’arte o in una qualsiasi attività della vita di tutti i giorni atta a conseguire degli obiettivi, siano questi di breve o di lungo termine.  Tuttavia, ciò su cui mi preme soffermarmi nelle riflessioni finali sono i principi menzionati in questa breve dissertazione. Senza questi, l’applicazione di una qualsiasi tecnica operativa rischierebbe di divenire una mera esecuzione meccanica mirante al conseguimento dell’obiettivo senza l’apprezzamento di ciò che si apprende nel cammino o del senso ultimo cui la nostra attività tende. La famosa tecnica del pomodoro, ad esempio, può farci comprendere quanto possa esser soggettiva e, di conseguenza, cangiante la nostra percezione della durata di un intervallo di 25 minuti a seconda delle sensazioni provate nelle varie fasi dello svolgimento di un’attività. Questo ci insegna quanto sia articolata e sfuggente la dimensione del tempo e quanto vana la pretesa di poterlo “controllare”. Quel che possiamo gestire, tuttalpiù, è la nostra relazione con esso, ossia, prendendo in prestito le parole di Li Xiaolan, diventare “amici del tempo”.  Comprendere quanto sia effimero il tempo ci permette di apprezzarne maggiormente il valore ed è alla luce di questa consapevolezza che diviene essenziale il principio apparentemente banale del dare priorità alle cose importanti. Ma quali sono le cose realmente importanti? Va da sé che tra queste siano comprese le nostre responsabilità lavorative, etiche e sociali. Ma le cose davvero importanti sono anche e soprattutto quelle che ci fanno sentire bene ed è solo ritagliando del tempo per il nostro benessere che possiamo fare il pieno di energia per adempiere al meglio ai nostri compiti.

 

Autrice: Serena Di Maria

Laureata in Lingue e Culture Comparate presso l'Università degli studi di Napoli “L’Orientale”, specializzata nelle lingue cinese e inglese con esperienza di vita all’estero. Principali interessi nell'ambito della traduzione e degli studi umanistici e orientalistici.

 

Riferimenti:

“Shijian guanli: zuo ziji de zhuren” (21 Maggio 2010) in Zhongguo renli ziyuan wang http://www.hr.com.cn/p/1423417192 [Ultimo accesso: 24/06/2020]

Kissick, Dean. “This Time-Management Trick Changed My Whole Relationship With Time” (25 Giugno 2020), The New York Times Magazine https://www.nytimes.com/2020/06/23/magazine/pomodoro-technique.html?action=click&algo=top_conversion&block=editors_picks_recirc&fellback=true&imp_id=314367088&impression_id=282615821&index=0&pgtype=Article&region=ccolumn&action=click&module=editorContent&pgtype=Article&region=CompanionColumn&contentCollection=Trending[Ultimo accesso: 24/06/2020].

Jauhar, Sandeep. “One Thing After Another” (22 Gennaio 2010), The New York Times Magazine.  https://www.nytimes.com/2010/01/24/books/review/Jauhar-t.html [Ultimo accesso: 24/06/2020].

Li, Xiaolan. Ba shijian dangzuopengyou, (2009) https://www.kanunu8.com/book3/8064/index.html [Ultimo accesso: 24/06/2020].  

 


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