Il feedback: uno strumento necessario

La comunicazione si è sempre imposta come elemento decisivo per lo sviluppo delle Organizzazioni ma in un periodo imprevedibile, come è quello che stiamo vivendo, essa è chiamata a svolgere un ruolo fondamentale.

La vicenda del COVID-19 ha imposto un salto in avanti, attraverso la diffusione esponenziale dello smart working (o più correttamente home working), una pratica – invero - già in uso in diverse aziende ma che a distanza di tre mesi dalla sua introduzione massiva, dimostra che si possano mantenere alte performance e raggiungere determinati obiettivi anche lontano dalla postazione di lavoro in ufficio.

Come è possibile, dunque, sostenere e alimentare la leva della motivazione in presenza di una modificazione delle abitudini lavorative tanto profonde?

Ciò è possibile unicamente attraverso la promozione della “fiducia”; pratica che – oggi ancor più - rappresenta un autentico investimento per le organizzazioni: una vera rivoluzione nella collaudata gestione dei rapporti con i collaboratori dal cui esito dipenderà la fortuna interna ed economica delle aziende.

La corretta gestione delle relazioni interpersonali e la condivisione degli obiettivi, impongono lo sviluppo parallelo di una comunicazione interna rapida, snella ed efficace nei suoi effetti.

In questo scenario, lo strumento del FEEDBACK assume un valore di pratica necessaria per il contatto tra i colleghi, per valutare la qualità delle risorse, per favorire il loro sviluppo ma utile anche per monitorare, attraverso l’autovalutazione, la condivisione dei processi.

Tra le tante definizioni che si possono trovare in letteratura, a partire dalla cibernetica degli anni 70 e fino alle teorie più contemporanee, quella che riassume più chiaramente il concetto di feedback è la reciprocità dello scambio.

Il feedback, infatti, consiste proprio nella continua alimentazione dell’informazione di ritorno, la risposta a uno stimolo. Pensiamo, per esempio, a quante volte durante le nostre giornate lavorative ci siamo chiesti: “Come sto andando?”, “Il mio lavoro è apprezzato?”, “In cosa posso migliorare?”

Proprio per la necessità dell’azienda di integrare, di costruire e di riconfigurare continuamente le competenze interne ed esterne, per affrontare rapidamente ambienti che cambiano, siamo sempre più persuasi che il feedback non possa essere uno strumento da utilizzare sporadicamente; piuttosto esso è destinato a diventare una buona pratica a cui ricorrere con regolarità, anche se lo scambio continuo necessita di modalità efficaci per evitare che si trasformi in occasioni di fraintendimenti o conflitti.

Come si può, quindi, rilasciare un feedback essendo sicuri che arrivi a destinazione il messaggio esatto che si vuole trasmettere?

In concreto, per indirizzare correttamente un messaggio sono necessari:

•  l'Osservazione: di un comportamento o di un compito valutando i reali margini di miglioramento;
•  l’Esempio: per riuscire a risalire al momento in cui il comportamento o l’azione è stata messa in atto;
• la Tempestività della comunicazione: non deve passare troppo tempo da quando l’azione è stata messa in atto al momento del rilascio del feedback;
• la Domanda corretta da porre per capire i motivi alla base di una scelta o di un atteggiamento;
• Nuove soluzioni per suggerire o chiedere altre azioni da utilizzare;
• Il continuo Monitoraggio, inteso come riscontro dell’efficacia del feedback.

Giammai il feedback deve essere originato da un pregiudizio o, peggio, dalla necessità di esprimere un giudizio. Si tratta di un rischio sempre presente che deve essere evitato. Il METODO ROSENBERG (2017), basato sulla comunicazione non violenta, ci può aiutare ad evitare questo pericolo immanente. Esso indica lo schema da applicare prima di avviare una qualsiasi comunicazione.

In conclusione, il feedback non è mai un giudizio o un’opinione ma è uno strumento che aiuta a migliorare l’ambito lavorativo essendo strettamente connesso alla sfera comportamentale, bisogna concentrarsi sul comportamento o sull’azione della persona e non sulla persona stessa, solo in questo modo la relazione verrà valorizzata.

Stiamo affrontando un periodo che può mettere a dura prova le nostre relazioni, ci rendiamo conto che necessitiamo di una nuova routine relazionale, sia essa in presenza o da remoto; attraverso il feedback si può instaurare una relazione basata sulla fiducia perché si ha la certezza di trovare dall’altra parte una persona che è disposta ad ascoltarci alla quale interessa il nostro operato.

Voi, in che modo riuscite a rilasciare feedback?