Seguici sui Canali Social

Payroll: uno strumento di comunicazione e gestione

Payroll è il termine con il quale comunemente si definiscono le attività che riguardano la gestione dei cedolini delle risorse umane. L’elaborazione dei cedolini paga è la principale operazione ma non l’unica: esistono tutta una serie di attività preliminari e successive ad essa correlate e più o meno complesse a seconda del contesto di riferimento.

Per comprendere le operazioni che danno luogo al processo di payroll si può partire dall’analisi degli elementi della busta paga per capirne l’importanza.

La normativa dispone che i datori di lavoro hanno l'obbligo di consegnare ai lavoratori dipendenti "un prospetto paga" in cui devono essere indicati chiaramente tutta una serie di elementi tra cui quelli che riguardano la retribuzione.

La "busta paga", nata originariamente come busta per contenere materialmente il corrispettivo in danaro, nel tempo a seguito dei mutamenti normativi, ha assunto il ruolo di documento contabile poichè non solo deve contenere tutti gli elementi previsti dalle leggi in materia ma anche una serie di informazioni inerenti il rapporto di lavoro.

Non esiste un modello unico di cedolino paga poichè ogni datore di lavoro può scegliere il format che ritiene maggiormente idoneo purchè siano in esso chiaramente esposti gli elementi della retribuzione come prescritto dalla legge, dai CCNL (contratto collettivo nazionale di lavoro), dai contratti aziendali ed integrativi ove esistenti. Il cedolino paga quindi si compone di una parte descrittiva (generalità del datore di lavoro e del dipendente, informazioni contrattuali es: full time o part time, data e tipo di assunzione se a tempo indeterminato o determinato ecc.), di una parte di calcolo (retribuzione lorda e netta, ritenute fiscali e previdenziali ed i dati relativi al TFR) e del prospetto delle presenze. 

La busta paga quindi può essere considerata un'istantanea del rapporto di lavoro tra due soggetti (azienda e dipendente) ma anche prospettica quanto alla tipologia, durata e qualità del rapporto di lavoro.

Considerate le informazioni in essa contenute, la busta paga dunque è uno strumento di comunicazione non solo tra azienda e dipendente ma, anche nei confronti di soggetti terzi (si pensi per esempio alla richiesta da parte del dipendente di mutui e/o di finanziamenti).

La complessità delle informazioni, da riportare in busta paga, rende il processo di payroll molto articolato per cui risulta utile analizzare le attività preliminari e successive:

A mio parere, sono parte integrante del processo di payroll sia la determinazione del budget ed il controllo dei costi sia la fase della selezione: difatti il tutto ha inizio con la necessità di una nuova risorsa che, implica innanzitutto considerazioni su budget e costi e coinvolge il processo di selezione. La fase della selezione darà luogo quindi all'assunzione del candidato; viceversa la candidatura verrà archiviata nel database aziendale. La fase successiva è quella dell'assunzione in cui bisogna: reperire i dati da comunicare agli Ente per l'assunzione e predisporre la documentazione necessaria (ad esempio la lettera d’assunzione, modello per la scelta TFR, quello per le detrazioni fiscali, l’informativa sulla privacy, il regolamento aziendale, le informazioni sulla sicurezza ecc.) affinché l’assunzione sia regolare e conforme alle norme di legge. Successivamente si provvede alla creazione dell’anagrafica del lavoratore da inserire nel sistema gestionale aziendale.

La fase seguente quindi è quella della rilevazione delle presenze che precede immediatamente quella dell’elaborazione dei cedolini. È uno step importante perché una corretta gestione delle presenze permette di evitare tutta una serie di problematiche successive. Un’errata rilevazione delle presenze (es un permesso per legge 104 trattato come malattia) genera errori nel calcolo dello stipendio con conseguenze sia dal punto di vista previdenziale (andrà per esempio modificato l’uniemens) che fiscale (si ripercuote sulla Certificazione Unica), con ripercussioni negative nel rapporto con i dipendenti. Possono inoltre sorgere problematiche non direttamente legate all’elaborazione dei cedolini e successivi adempimenti ma, correlati alla gestione delle assenze, degli eventuali straordinari e/o doppi turni, delle sostituzioni e delle ferie. Inoltre dalla gestione delle presenze/assenze dipende l’erogazione di eventuali buoni pasto, la maturazione di un premio ove previsto dai contratti e finanche il licenziamento (es superamento del periodo di comporto per malattia).

La fase centrale è relativa all’elaborazione della busta paga. In questa fase come già detto è cruciale la conoscenza e l’aggiornamento delle normative inoltre è importante fare un ulteriore check dei dati di input ed output.

Elaborati i cedolini, le fasi successive sono quelle in cui si procede con l’accredito dei corrispettivi sui conti correnti dei dipendenti, si elabora il modello F24, vengono inviate la denuncia uniemens e le altre denunce previdenziali e assistenziali; si procede con la contabilizzazione dei costi del personale (predisposizione del riepilogo degli emolumenti mensili - c.d. cedolone - da trasmettere alla Contabilità aziendale per le rilevazioni di sua competenza), si archivia quanto prodotto (cedolini, F24, le contabili di accredito dei bonifici ecc.) e si elaborano, secondo le scadenze di legge, le C.U. ed il modello 770.

Il processo di payroll termina con le eventuali richieste di informazioni e di chiarimenti dei dipendenti inerenti il cedolino paga.

Data la complessità, non del processo di payroll in sé ma delle variabili da considerare in ogni fase, è chiaro che sono necessarie tutta una serie di competenze da apprendere e sviluppare per gli addetti ai lavori, i software sono certamente d’aiuto ma la complessità delle informazioni impone lo studio e l’approfondimento delle normative in materia di lavoro.

In ogni fase del processo di payroll si assiste a un continuo scambio di informazioni e interazioni ravvisabili nei rapporti con i dipendenti, i candidati e gli Enti (ad esempio per richieste di ferie e permessi e relativo accoglimento/diniego, per richieste di chiarimenti riguardo i cedolini, per l’invio delle comunicazioni obbligatorie, per le selezioni ecc.). Riflettendo possiamo vedere il payroll non solo come un mero processo lavorativo ma, è a tutti gli effetti uno strumento di comunicazione molto potente per la sua quotidianità e ciclicità.


Ti ringrazio di aver letto il mio blog, spero sia stata un'esperienza piacevole. Se sei interessato ad approfondimenti in materia di risorse umane ti consiglio di visitare la sezione HR Business, categoria libri. Viene aggiornata costantemente con libri che reputo utili a tutti, sia che già operino nel settore delle risorse umane sia a chi vuol avvicinarsi o è semplicemente incuriosito da questo mondo. Segui il link per andare direttamente alla pagina: LIBRI


Lasciami un feedback, attraverso una reazione o un commento, per me è uno stimolo a continuare ed a migliorare ed a te costa un attino. Grazie

Pasquale De Luca Bossa

Commenti