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Ottimizzare i costi delle risorse umane, perchè è sempre più rilevante e quali strumenti possiamo utilizzare?

I costi delle risorse umane rappresentano una voce molto rilevante nei bilanci di un’impresa e chi ha un’azienda sa bene di cosa parlo.

La conoscenza di tecniche e modalità per il contenimento dei costi può fare la differenza sia in termini di competitività che di risultato aziendale.

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L’analisi dei costi è uno strumento utile per massimizzare l’efficienza dell’amministrazione delle risorse a disposizione di un’azienda. La gestione dei costi è importantissima nell’ambito della gestione dell’impresa in considerazione dei vantaggi che apporta. Infatti, avere un sistema di controllo dei costi permette di sapere come si creano i costi all’interno dell’organizzazione e quindi di poterli controllare per aumentare i profitti.

Nella gestione aziendale, gli interventi economici possono essere effettuati sui costi e sui ricavi, si possono migliorare risultati non soddisfacenti agendo quindi in due direzioni: aumentando i ricavi o riducendo i costi.
Nel primo caso le possibilità di influenzarne l’andamento sono minori per la presenza di molte variabili esterne. La riduzione dei costi presuppone rilevazioni contabili e interventi operativi per definire le aree aziendali in relazione alle quali è possibile ridurre l'ammontare dei costi, nel rispetto degli obiettivi qualitativi, quantitativi e temporali già programmati.

Volutamente, in relazione ai costi, ho utilizzato indistintamente termini quali: gestione e controllo; differiscono sensibilmente tra loro e nonostante ciò si integrano perfettamente.
Prima di analizzare gli strumenti della funzione HR in relazione ai costi è bene comprendere le differenze tra gestione e controllo dei costi e quali sono i costi delle risorse umane.

La gestione dei costi riguarda il processo di pianificazione e controllo del budget ed include attività di pianificazione, stima, budgeting e controllo dei costi in modo che un progetto sia completato nel rispetto del budget approvato.

Il controllo dei costi è quindi una fase dell’attività più generale di gestione dei costi ed è necessario per misurare le variazioni rispetto ai costi base e per adottare eventuali azioni correttive efficaci per ottenere il riallineamento.

I costi delle risorse umane rappresentano una parte significativa dei costi operativi totali nelle organizzazioni e pertanto vanno analizzati e gestiti. Un’organizzazione con bassa percentuale dei costi delle risorse umane rispetto al costo totale gode di ampi vantaggi competitivi.

Quali sono i costi delle risorse umane da tenere in considerazione?

I costi delle risorse umane si possono racchiudere essenzialmente in tre categorie:

·      Costi per ricerca e selezione (pubblicazione annunci, colloqui, spese di consulenza),
·      Costi amministrativi (retribuzione, premi, benefit),
·      Costi per sviluppo e formazione (costo strutture, minor produttività durante la formazione, costi per migliorare skills ed expertise dei dipendenti).

e rappresentano la base di partenza per la definizione del budget del personale.

L’analisi dei costi e la conseguente definizione del budget consentono alla funzione HR di incidere sulle strategie di sviluppo aziendali che vanno sostanzialmente in tre direzioni: ampliamento, mantenimento e riduzione dell’organico.

In ogni caso il controllo dei costi permette di ottenere performance elevate ma è indispensabile comprendere a fondo la normativa e cogliere le opportunità offerte dalla legislazione italiana:

§  Ampliamento organico - con contratti part-time, di inserimento/stage/tirocini, di lavoro autonomo oppure, adottando modelli di telelavoro e/o smart working in alternativa assumere dipendenti che permettono di beneficiare di agevolazioni contributive e fiscali;
§  Mantenimento organico - il controllo dei costi passa per la gestione degli obiettivi ad esempio implementando un sistema di valutazione delle performance, un sistema premiante (definizione ed uso degli MBO, definizione e monitoraggio dei KPI), un sistema di fidelizzazione, un sistema per allineare la forza lavoro alle esigenze aziendali (riprogettare i processi ed analizzare i carichi di lavoro) e un sistema di piani di welfare.
§  Riduzione organico - cassa integrazione, licenziamenti, mobilità, aspettativa non retribuita, risoluzione anticipata di contratti a termine, trasformazione di contratti a tempo pieno in contratti part-time, recesso dai contratti di prestazione autonoma.

L'ottimizzazione dei costi rappresenta una costante nella vita lavorativa di tutti i leader delle risorse umane. Nelle strategie di ottimizzazione dei costi bisogna andare oltre la mera riduzione dei costi e promuovere tutte quelle opzioni efficaci per ottenere immediati incrementi di efficienza senza compromettere l'impatto a lungo termine sulle prestazioni aziendali.

La chiave è trovare il giusto equilibrio tra la riduzione dei costi e la massimizzazione del valore aziendale.


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Pasquale De Luca Bossa

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